Nimenkirjoitusoikeus tarkoittaa sitä, että jollakin erikseen yksilöidyllä henkilöllä on oikeus tehdä yrityksen puolesta sopimuksia. Nimenkirjoitusoikeus voi olla aseman perusteella tapahtuvaa tai erikseen annettua. Yrityksen johtohenkilöt ovat siis yleensä myös nimenkirjoitusoikeutettuja, mutta nimenkirjoitusoikeuden voi antaa myös muille erikseen määritellyille henkilöille.
Prokura eli nimenkirjoitusoikeus & prokuristi
Prokura on valtakirja eli lupa tehdä toimenpiteitä yrityksen puolesta. Elinkeinonharjoittaja, joka on merkitty kaupparekisteriin, voi antaa prokuran toiselle ihmiselle, eli prokuristille, elinkeinonharjoittajan yrityksen edustamiseen. Mikäli prokura on kirjallinen, voi prokuristi edustaa elinkeinonharjoittajaa myös viranomaisten kanssa asioidessa.
Prokura on aina henkilökohtainen eikä sitä voi siirtää toiselle henkilölle. Prokuran voi perua milloin tahansa. Mikäli prokura on ilmoitettu kaupparekisteriin, tulee myös peruminen ilmoittaa samalle taholle. Prokuristin muutos maksaa 40 euroa.
Vaikka nimenkirjoitusoikeus voi oikeuttaa tekemään monenlaisia toimenpiteitä yrityksen liiketoiminnan edistämiseksi, niin erityisesti kiinteistön kauppaan liittyvissä asioissa vaaditaan erityinen, yksilöity prokura.
Prokuristi allekirjoittaa sopimukset niin, että niihin merkitään Yritys xy, T. Toimitusjohtajan puolesta, prokuristi A. Assistentti. Prokuristi ei voi allekirjoittaa yhtiön kaupparekisteri-ilmoitusta, eli sen tulee olla aina yrityksen johdon allekirjoittama.
Prokuran voi antaa myös usealle henkilölle niin, että nimenkirjoitusoikeus on voimassa vain, kun henkilöt käyttävät sitä yhdessä. Tämä voi auttaa siinä, että yksittäinen henkilö ei voi tehdä liian isoja päätöksiä yrityksen puolesta.
Asiakassopimuksia solmittaessa on äärimmäisen tärkeää varmistaa, että yrityksen edustajalla todella on nimenkirjoitusoikeus, eli oikeus tehdä sitoumuksia yrityksen puolesta. Sillä vaikka henkilö on töissä yrityksessä, se ei välttämättä tarkoita sitä, että hän voi tehdä yrityksen puolesta sopimuksia.
Nimenkirjoitusoikeuden tarkistaminen
Bisnoden Yritysraporteista voi tarkistaa, kenellä yrityksessä on nimenkirjoitusoikeus. Nimenkirjoitusoikeus voi olla esimerkiksi myös osakeyhtiön hallituksen jäsenillä kaksi yhdessä, mutta hallituksen puheenjohtajalla yksin.