6 vinkkiä – näin saat maksun nopeammin

Usein nopea kauppa on hyvä kauppa. Kuitenkin useat suomalaiset pienyritykset kamppailevat myöhästyneiden maksujen tai kokonaan maksamatta jättävien asiakkaiden kanssa. Seuraavat kuusi vinkkiä auttavat saamaan maksun ja rahat ajallaan.

Tuntuuko tutulta? Saamatta jäävät maksut väsyttävät ja tuovat epävarmuutta. Ajan voisi käyttää yrityksessä mukavampaankin tekemiseen kuin laskujen jahtaamiseen. Se, selviytyykö yrityksesi ja pystytkö kehittämään toimintaasi voi kuitenkin riippua näistä maksamattomista laskuista. Miten siis saisit asiakkaasi maksamaan laskunsa nopeammin? Bisnoden asiantuntijan mukaan salaisuutena on luoda järjestelmälliset laskutusrutiinit.

Kun maksu ei tule ajallaan, toimit asiakkaillesi pankkina sen sijaan, että voisit rahoilla vahvistaa ja kehittää omaa yritystäsi. Voit välttyä joutumasta tähän tilanteeseen ja parantaa mahdollisuuksiasi saada rahat nopeasti laskuttamalla järjestelmällisesti. Monilta jää oivaltamatta, että teemme kauppoja ihmisten, emme yritysten kanssa. Kun teet selväksi, että tilanne on sinun hallinnassasi, sinulle maksetaan nopeammin.

Älä toimi pankkina asiakkaillesi

Tässä kuusi vinkkiä siihen, miten yritykset ja yrittäjät voivat välttää maksujen kanssa hidastelevat asiakkaat sekä muistutuksiin, perintään ja ulosottoon liittyvän vaivan.

1. Laadi luottopolitiikka

Luottopolitiikan laatiminen ei ole kovin monimutkaista. Lyhyesti sanottuna siinä luotonantoon liittyvästä työstä tehdään järjestelmällistä ja määritellään selkeästi, kuka vastaa mistäkin, kuinka maksuja otetaan vastaan ja miten myöhästyneisiin maksuihin suhtaudutaan. Tarkoituksena on poistaa luotonantoon liittyvä sattumanvaraisuus.

Luottopolitiikan perusteet rakentuvat vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:

• Mitkä ovat talousosaston ja myyntiosaston vastuut ja oikeudet yrityksessäni?
• Milloin luottotiedot tarkastetaan ja millaisia asiakkaita on valvottava?
• Kuinka usein laskutetaan ja milloin lähetetään muistutuksia?
• Käytetäänkö perintää ja missä vaiheessa?
• Mihin toimenpiteisiin eri varoitusmerkkien kohdalla ryhdytään?
• Kuinka pitkä luottoaika asiakkaille tarjotaan?
• Kuinka paljon luottoa asiakkaille annetaan?

Luottopolitiikka voi tietenkin käsitellä muitakin asioita, mutta näillä pääsee jo pitkälle ja maksuja on helppo saada nopeammin.

2. Aseta luottoraja oikein

Kannattaa hetken aikaa miettiä, kuinka paljon luottoa asiakkaalle voi antaa. Myöhässä maksamisen riskiä voi pienentää selvittämällä asiakkaan maksuvalmiuden ja asettamalla kohtuullisen rajan sille, kuinka paljon luottoa asiakas voi saada. Bisnoden maksutapaindeksin avulla yritys voi seurata asiakkaittensa maksukäyttäytymistä ja ennakoida luottotappioiden riskiä hyvissä ajoin ennen niiden realisoitumista. Tämä on helppo tapa hallita kassavirtaa.

Joitakin yrityksen perustietoja voi aina etsiä hakukoneilla, mutta siihen kuluu aikaa eikä voi olla varma siitä, että löytyneet tiedot ovat ajan tasalla ja luotettavia. Huomattavasti helpompaa ja varmempaa on selvittää luottotietotietoraportin avulla, kuinka luottokelpoinen asiakas on ja kuinka nopeasti hän yleensä maksaa muille toimittajille. Luottotietojen lisäksi raportista käy ilmi myös suositus asiakkaan luottolimiitistä. Nämä tiedot auttavat arvioimaan, saatko asiakkaalta maksun ajallaan ja kuinka paljon hänelle kannattaa myöntää luottoa. Jos yrityksen luottoluokitus on esimerkiksi hieman heikentynyt, mutta laskut maksetaan ajallaan, voit mahdollisesti harkita myyväsi asiakkaalle laskulla. Kaikki riippuu siitä, kuinka suureen riskiin on varaa.

3. Tiedota luottopolitiikasta sisäisesti

Oletetaan, että yrityksellä on hyväksytty luottopolitiikka. Hyvä! Seuraavaksi asiasta on tiedotettava kaikille niille työntekijöille, joiden on työssään tunnettava voimassa olevat ohjeet. Jaa asiakirjat sähköpostitse tai muulla tavoin, ota asia esiin seuraavassa aamupalaverissa ja muista seurata, että ohjeita noudatetaan.

Ennen kaikkea on tärkeää, että tilauksiin eikä niinkään maksuihin keskittyvät myyjät ymmärtävät, miksi luottoperiaatteista ei saa joustaa liikaa. Viime kädessä huipputilauskin on arvoton, jos sitä ei makseta. 

Asia voi vaikuttaa itsestäänselvyydeltä, mutta tilastomme puhuvat puolestaan. Vaikka noin 70 prosentilla yrityksistä on luottopolitiikka, vain 30 prosenttia soveltaa sitä käytännössä. Tässä on valtava menetetty mahdollisuus, sillä kaikki säästävät aikaa tietäessään millä ehdoilla asiakkaisiin pidetään yhteyttä. Entä asiakkaat? Asiakkaat arvostavat täsmällisyyttä.

Ja jos edustat hieman suurempaa organisaatiota, jolla on useita paikallisia toimipisteitä, voit saavuttaa merkittäviä hyötyjä koordinoimalla luoton- ja riskienhallintaa yhden ratkaisun kautta. Tällä tavoin luotonannon periaatteet ovat kristallinkirkkaat ja virheiden vaara paljon pienempi.

4. Valvo asiakkaitasi

Jos haluat maksun nopeasti, tee kauppoja luotettavien asiakkaiden kanssa. Uuden asiakkaan maksuhäiriömerkintöjä, velkoja ja maksukäyttäytymistä voi selvittää esimerkiksi hakukoneella tai luottotietokyselyllä. Tämä on hyvä lähtökohta, mutta myös vanhoja asiakkaita on muistettava valvoa säännöllisesti. Yrityksen luottokelpoisuus voi muuttua huomattavasti jo muutamassa kuukaudessa.

Automaattisen valvonnan hyödyntäminen voi siis olla hyvä ajatus! Automaattisessa valvonnassa on kyse siitä, että asiakkaan tilannetta pidetään jatkuvasti silmällä ensimmäisen luottotietokyselyn jälkeen. Maksaako asiakas edelleen toimittajilleen ajoissa? Alkaako äkkiä näkyä maksuhäiriömerkintöjä? Tapahtuuko yrityksessä tärkeitä muutoksia, esimerkiksi omistajanvaihdos?

Automaattisen valvonnan etuna on se, että voit itse valita, mitä muutoksia seurataan. Tämän jälkeen saat ilmoituksen, kun jotain tapahtuu. Kun saat hyvissä ajoin tiedon muutoksista, tiedät keihin asiakkaisiin tulisi kiinnittää tarkempaa huomiota. Automaattisen valvonnan kautta näet myös, miten kaikkien asiakkaittesi luottokelpoisuus on jakautunut.

Pidä siis mielessä nämä:

• tee kaikista uusista asiakkaista luottotietokysely
• valvo vanhoja asiakkaita ja saa automaattinen ilmoitus, kun tapahtuu jotakin kaupankäyntiin vaikuttavaa
• tarkasta joitakin kertoja vuodessa, miten kaikkien asiakkaiden luottokelpoisuus on jakautunut.

5. Tarkasta kunto kauppojen alussa

Luottokelpoisuudesta puhuminen kauppojen hankkimisen yhteydessä ei ehkä tunnu mukavalta. 

Mutta tee niin silti! Ja tee se sujuvasti. Kirjoita maksuehdot jo tarjoukseen. Jos asiakkaan luottokelpoisuus on heikko, on varmasti alusta asti mahdollista päästä sopimukseen, joka tyydyttää molempia.

Veloita myös myöhästymismaksua. Siinä ei ole niinkään kyse siitä, että tarvitset lisää rahaa, vaan sen avulla kerrot, että suhtaudut kauppoihin vakavasti. Joka tapauksessa on hyvä jo kauppojen alussa tarkastaa asiakkaan kunto ja selvittää asiakkaan maksuhalukkuus, ennen kuin kauppaan käyttää liikaa aikaa.

6. Merkitse maksuehdot laskuun selkeästi

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, on muistettava käytännön seikat. Laadi laskut selkeiksi niin, että maksuehtoja, kuten eräpäivää ja viivästyskorkoa, ei voi käsittää väärin. Useimmat asiakkaat pitävät selkeistä laskuista. Samalla osoitat, että hallitset talousasiat ja että haluat saada maksun ajallaan.

Tarkista myös, että lähetät laskun oikeaan osoitteeseen, oikealle henkilölle ja oikealle osastolle. Laskujen harhailemisen takia yrityksissä joudutaan hyvin usein odottamaan maksuja.

Muista myös laskuttaa nopeasti ja ottaa nopeasti yhteyttä asiakkaisiin, jotka eivät ole maksaneet. Soita ja kysy, mistä viivästys johtuu ja onko jokin jäänyt epäselväksi.

Pieni painostus saa asiakkaan varmemmin maksamaan laskusi ajallaan kuin se, että antaisit aihetta ”hällä väliä” -ajatteluun. Muista, että ihmiset tekevät kauppoja silloinkin, kun sopimuksessa on yrityksen nimi.